Kiến thức 7 nghiệp vụ cơ bản phần mềm quản lý thông tin nhân...

7 nghiệp vụ cơ bản phần mềm quản lý thông tin nhân sự nên có

Phần mềm quản lý thông tin nhân sự chính là nền tảng công nghệ số được sử dụng để quản lý thông tin nhân sự nói chung. Qua đó, nhân viên nhân sự có thể dễ dàng tương tác trực tiếp và thực hiện nghiệp vụ trên phần mềm, rất tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu quả và năng suất làm việc.

Quản lý thông tin nhân sự là gì?

quản lý thông tin nhân sự là gì

Quản lý nhân sự là một trong những nghiệp vụ cơ bản của một nhân viên nhân viên nhân sự, qua đó có thể kể đến 6 nghiệp vụ chính của của quản lý thông tin nhân sự

Quản lý hồ sơ nhân sự

Đây là nghiệp vụ lưu trữ thông tin của nhân sự sẽ được quy hoạch và lưu trữ rõ ràng, dễ tìm kiếm, rất tiện lợi cho nhân viên nhân sự sử dụng.

Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các thông tin, giấy tờ, tài liệu đã được nhân viên kê khai và nộp kể từ khi bắt đầu tham gia quá trình tuyển dụng vào đơn vị như:

  • Sơ yếu lý lịch
  • Lý lịch công tác
  • Các thông tin về gia đình
  • Bằng cấp của nhân viên
  • Các giấy tờ, tài liệu liên quan như: quyết định bổ nhiệm, các quyết định miễn nhiệm, hợp đồng lao động, thông tin khen thưởng, kỷ luật, hồ sơ thuế, bảo hiểm,…

Qua đó, quản lý hồ sơ nhân sự bao gồm việc sắp xếp, lưu trữ toàn bộ những hồ sơ của nhân viên từ khi bắt đầu tham gia tuyển dụng, được tiếp nhận và làm việc tại đơn vị cho đến khi nhân viên không còn làm việc tại đơn vị nữa.

Quản lý hợp đồng lao động

  • Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
  • Phụ lục hợp đồng lao động là một bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động, sử dụng để quy định chi tiết, sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động.

Đây chính là tính năng quản lý hợp đồng lao động tự động nếu nhân viên sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự. Qua đó nhân viên nhân sự có thể đảm bảo rằng có thể thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ quan trọng như: 

  • Ký mới hợp đồng 
  • Gia hạn, sửa đổi, bổ sung hợp đồng
  • Chấm dứt hợp đồng

Thực hiện các thủ tục nhân sự nói chung

Đây là tổng hợp của các nghiệp vụ và thủ tục bắt buộc trong đó bao gồm

  • Thủ tục bổ nhiệm
  • Thủ tục miễn nhiệm
  • Thủ tục thuyên chuyển
  • Thủ tục nghỉ việc

Để đảm bảo bộ phận quản lý nhân sự có thể theo dõi hoạt động ở tát cả các phòng ban, qua đó cũng có thể theo dõi hoạt động và biến động của nhân sự.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự

Quản lý khen thưởng

Khen thưởng là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công lao, sự đóng góp và khuyến khích, động viên các cá nhân, tập thể có thành tích trong phong trào thi đua và sự phát triển của tổ chức.

Việc xây dựng và quản lý hoạt động khen thưởng trong doanh nghiệp phụ thuộc vào chính sách, quy định, quy chế khen thưởng của từng công ty.

Ở các đơn vị quy mô lớn, công tác quản trị nguồn nhân lực được đặc biệt chú trọng thì công tác này sẽ do Nhân sự đảm nhận, một số đơn vị khác thì công tác này do Hành chính đảm nhận. Qua đó, có một số loại khen thưởng như:

  • Theo đối tượng khen thưởng: Khen thưởng cá nhân; Khen thưởng tập thể
  • Theo thời gian khen thưởng: Khen thưởng định kỳ; Khen thưởng đột xuất
  • Theo phạm vị khen thưởng: Khen thưởng cấp Tập đoàn/Công ty; Khen thưởng cấp phòng ban/tổ nhóm. 

Qua đó, một số nghiệp vụ khen thưởng của quản lý thông tin nhân sự có thể kể đến:

  1. Xây dựng tiêu chí khen thưởng Phối hợp cùng các cấp lãnh đạo xây dựng tiêu chí khen thưởng trong doanh nghiệp
  2. Lập đề xuất khen thưởng: Lập đề xuất khen thưởng & trình các cấp lãnh đạo phê duyệt dựa vào các yếu tố
  3. Lập quyết định khen thưởng: Căn cứ vào kết luận của hội đồng khen thưởng hoặc quyết định của lãnh đạo đơn vị, HR tiến hành lập quyết định khen thưởng cho nhân viên
  4. Thực hiện khen thưởng: Căn cứ trên quyết định khen thưởng của lãnh đạo đơn vị, HR  lập danh sách nhân viên/phòng ban được khen thưởng & thực hiện  khen thưởng theo các hình thức phù hợp
  5. Lưu trữ thông tin khen thưởng: Sau khi hoàn tất khen thưởng, HR thực hiện lưu trữ tất cả các hồ sơ, tài liệu có liên quan đến đợt khen thưởng

Các thông tin khen thưởng này sẽ đồng thời được lưu trữ vào hồ sơ của từng nhân viên để tiện theo dõi, đánh giá.

Giải pháp của phần mềm quản lý thông tin nhân sự AMIS MISA có gì khác biệt?

Quản lý sự cố

Sự cố là sự việc bất ngờ xảy ra nằm ngoài ý muốn chủ quan của người lao động và người sử dụng lao động gây ra thiệt hại cho người lao động và người sử dụng lao động.

Các loại sự cố bao gồm: Vi phạm kỷ luật, Tai nạn lao động, Thiên tai, hỏa hoạn,… với 4 nghiệp vụ phổ biến như sau: 

  1. Ghi nhận sự cố
  2. Lập quyết định xử lý sự cố
  3. Xử lý sự cố
  4. Lưu trữ thông tin sự cố

Quy hoạch cán bộ

Quy hoạch cán bộ là công tác đánh giá, phát hiện sớm nguồn cán bộ nhân viên có đầy đủ các triển vọng về kiến thức chuyên môn và khả năng lãnh đạo và đưa vào đào tạo, bồi dưỡng, tạo nguồn cho các chức danh quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự trước mắt và lâu dài của doanh nghiệp.

Quy hoạch cán bộ thường được tổ chức định kỳ, tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà công tác này có thể diễn ra 1-2 lần/năm.

  1. Định hướng quy hoạch cán bộ
  2. Xây dựng chương trình đào tạo cán bộ
  3. Thực hiện quy hoạch cán bộ
  4. Lưu trữ thông tin quy hoạch

Hậu quả khi nhân sự không quản lý thông tin nhân sự chặt chẽ

Nhân sự vốn là mảng nghiệp vụ cực kỳ quan trọng và có tính kết nối giữa mọi phòng ban, do vậy, khi ‘đứt gãy’ mảng này, hoàn toàn có thể dẫn tới sự sụt giảm trong giao tiếp. Ngoài ra, nhân sự sẽ không được nhận thông tin rõ ràng, nhân sự dễ nhầm lẫn thông tin giữa các bên, gây ra nhiều hiểu lầm và những rắc rối không đáng có.

Đặt lịch với AMIS MISA để nhận tư vấn quản lý thông tin nhân sự phù hợp nhất với doanh nghiệp của quý anh chị.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự

  • Kết nối 4.0, tới tất cả các agent, mạng tuyển dụng, website tuyển dụng để đăng tin và thu thập hồ sơ, qua đó đẩy mạnh hiệu quả tuyển dụng.
  • Kế thừa dữ liệu trong nền tảng MISA AMIS để có thể quản trị mọi nghiệp vụ trong quản lý nhân sự như kê khai BHXH, thuế, tính công, chấm lương… và cũng liên thông với phần mềm kế toán, bán hàng, quản lý và điều hành. 
  • 100% được cài đặt trên cloud, bộ nhớ đám mây, qua đó nhân viên và quản lý có thể làm việc từ xa và không nhất thiết phải có mặt ở văn phòng.

Do vậy, đây chính là giải pháp tối ưu để tinh giản quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp, hỗ trợ ứng viên tiết kiệm thời gian hiệu quả.

Đối tượng nào nào sẽ cần đến phần mềm quản lý thông tin nhân sự

Khách hàng cần sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự chuyên biệt thường đến từ Lĩnh vực thương mại – dịch vụ & quy mô vừa đến lớn, với đặc điểm doanh nghiệp như sau:

  • Cơ cấu nhân sự thông thường chia làm 2 nhóm chính:
    • Bộ phận kinh doanh/CSKH/tư vấn… chiếm tỉ trọng cao, biến động nhiều
    • Bộ phận hỗ trợ (HCNS, kế toán, tài chính…) chiếm tỉ trọng thấp, biến động ít
  • Thường chia thành nhiều phòng ban, nhiều cấp đơn vị và có quy trình quản lý nhân sự chặt chẽ, bài bản
  • SL NLĐ nhiều, nhìn chung trẻ, thường yêu cầu chuyên môn trình độ, bằng cấp chứng chỉ quan trọng
  • Trình độ tin học, điều kiện về các loại thiết bị thông minh nhìn chung cao

Qua đó, có thể thấy rằng, doanh nghiệp tiềm năng chính là nhóm khách hàng có quy mô nhân sự vừa – lớn (100 nhân viên trở lên), với tính chất nhân sự có sự biến động cao (Trên 10%), cần công cụ hỗ trợ thống kê tình hình nhân sự tức thời, chi tiết để ban lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt thực trạng nguồn lực của đơn vị. 

Vui lòng để lại thông tin để trải nghiệm 30 ngày miễn phí với Nền tảng quản trị nguồn nhân lực AMIS HRM.

Qua đó, có thể quản lý hồ sơ chi tiết, quản lý chi tiết thông tin nhân viên với quá trình công tác, thông tin gia đình, bằng cấp, chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc,…

Các giải pháp phần mềm quản lý thông tin nhân sự hiện tại

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý thông tin nhân sự như 1Office, Base hay Fastwork. Tuy nhiên, phần mềm quản lý thông tin nhân sự AMIS MISA nổi bật hơn hẳn vì đã được liên thông với phần mềm kế toán MISA, nền tảng kế toán đầu tiên và hàng đầu tại Việt Nam. 

Qua đó, giải pháp phần mềm này đã được xây dựng cơ sở dữ liệu cực kỳ vững chắc, an toàn, đơn giản dễ sử dụng với tính bảo mật cực kỳ cao, đặc biệt với nhân viên nhân sự, người dùng phổ thông.

Điểm mạnh lớn nhất của phần mềm quản lý thông tin nhân sự AMIS MISA khi so sánh với các phần mềm khác như 1Office, Base hay Fastwork chính là có đầy đủ tất cả các tính năng quan trọng nhất mà một nhân sự cần. Hơn thế nữa, AMIS MISA còn có lợi thế cạnh tranh như: 

  • Nhận diện hồ sơ tự động bằng cách scan các file thông tin như CV, sơ yếu lý lịch 
  • Tùy chỉnh bố cục hồ sơ (thêm trường mở rộng, tùy chỉnh thứ tự hiển thị,…) 
  • Yêu cầu nhân viên tự cập nhật hồ sơ và ghi nhận kết quả
  • Kết nối với AMIS Mạng xã hội để đăng thông tin nhân viên lên MXH nội bộ: nhân viên sinh nhật, nhân viên/phòng ban được khen thưởng, nhân viên mới tiếp nhận/nghỉ việc,…
  • Trộn/in các văn bản/quyết định dựa trên hồ sơ nhân viên để thực hiện thủ tục liên quan (quyết định khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm,…)
  • Ghi nhận thông tin quy hoạch của từng đợt, kết quả đánh giá cán bộ quy hoạch
  • Ghi nhận thông tin quy hoạch vào hồ sơ nhân viên
  • Báo cáo thống kê về tình hình nhân sự như: số lượng nhân sự, cơ cấu nhân sự, biến động nhân sự,… và các nghiệp vụ liên quan
  • Tự tạo báo cáo

nghiệp vụ quản lý thông tin nhân sự

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự

Anh chị có thể tham khảo thêm về cách sử dụng phần mềm quản lý thông tin nhân sự MISA với Misa Help, qua đó có thể có tìm kiếm sự hỗ trợ tốt nhất từ dịch vụ tại MISA.

Tổng kết

Lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự hợp lý chính là chính để thúc đẩy hiệu quả làm việc của cả đội nhóm, qua đó gián tiếp hỗ trợ tăng trưởng doanh số của cả doanh nghiệp.

Chia sẻ bài viết hữu ích này