Quản lý - điều hành Giao tiếp nội bộ 15 cách tăng năng suất làm việc cá nhân & đội nhóm...

15 cách tăng năng suất làm việc cá nhân & đội nhóm 100% hiệu quả

132
Cách tăng năng suất công việc

Nâng cao năng suất lao động là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp, bởi đó cũng là cách nâng cao năng lực cạnh tranh. Một công ty muốn phát triển nhanh và bền vững, lãnh đạo phải có tâm, có tầm, các cá nhân phải đoàn kết & tạo thành sức mạnh tập thể. Sau đây là 15 cách tăng năng suất làm việc cá nhân và đội nhóm, hãy chọn lọc để áp dụng những phương pháp phù hợp nhất giúp doanh nghiệp bạn cải thiện hiệu suất qua từng ngày nhé.

Nhóm phương pháp quản lý

Phương pháp quản lý và phong cách lãnh đạo của sếp có ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc của đội ngũ. Phong cách chuyên quyền đang bị thay thế và dường như đã lỗi thời, lãnh đạo dân chủ lên ngôi đặc trưng bằng việc người đứng đầu phân chia quyền lực quản lý của mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào các quyết định quan trọng.

Dưới đây là 3 cách tăng năng suất làm việc nhà lãnh đạo cần nhớ bằng phương pháp quản lý khôn khéo của mình.

1, Trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên là cách nhà lãnh đạo trao quyền chủ động cho họ, để họ chịu trách nhiệm và có ý thức thực hiện công việc được giao. Theo cách này, nhân viên có xu hướng nỗ lực hơn để hoàn thành mục tiêu được giao, khẳng định bản thân theo đúng những gì họ có. Đây cũng là cách doanh nghiệp sàng lọc được ai là người có năng lực, ai không.

Mỗi cá nhân có tính tự chủ, tự giác trong công việc luôn làm việc với một năng suất, hiệu quả cao hơn những người không phải chịu trách nhiệm, hoặc không được trao quyền.

Một lưu ý nhỏ trong cách thúc đẩy năng suất này: Trao quyền phải đi liền với quyền lợi và sự giám sát. Tức là lãnh đạo trao quyền cho nhân viên nhưng phải theo dõi, giám sát để hỗ trợ họ khi cần, đồng thời trao cho họ lợi ích khi kết quả công việc đạt mục tiêu.

2, Giao việc có mục tiêu

Giao việc có mục tiêu

Giao việc đúng cách giúp nhà quản lý tối đa hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực và kết quả thực hiện công việc. Để nhân viên dốc sức, làm việc có kế hoạch và chủ động sử dụng quỹ thời gian, nhà quản lý cần chú ý trong vấn đề giao việc như sau:

  • Giao việc gắn kèm mục tiêu công việc. Mục tiêu thường được xác định theo phương pháp SMART.
  • Giao việc cho người được chỉ định cụ thể
  • Có thời gian thực hiện, deadline cho từng công việc
  • Nếu có thể, hãy định hướng hoặc gửi kèm tài liệu tham khảo để nhân viên triển khai công việc đúng hướng

Khi cấp trên giao việc đúng cách, nhân viên dễ dàng tiếp nhận thông tin, định hướng và mục tiêu để chủ động kế hoạch thực hiện. Người biết rõ định hướng luôn làm việc nhanh chóng hơn những người được giao việc mà không biết bắt đầu từ đâu, đích đến là gì.

3, Đúng người đúng việc

Nhà quản lý có năng lực và có khả năng nâng cao năng suất tập thể thường biết cách dùng người và hài hòa, cân bằng những cái tôi cá nhân trong tập thể, biết khai thác thế mạnh của từng nhân viên. Muốn vậy, người với vai trò quản lý như CEO, trưởng bộ phận, trưởng nhóm phải thực sự hiểu rõ nhân viên dưới quyền, có như vậy mới khai khác tối đa tiềm năng của họ để nâng cao năng suất.

Để khai thác được những thông tin này, nhà quản lý có thể dựa vào:

  • Hồ sơ nhân viên: chứa đầy đủ thông tin về quá trình công tác, các vị trí, chức vụ nhân viên từng đảm nhiệm, ghi nhận thành tích, khen thưởng, kỷ luật…
  • Báo cáo đánh giá năng suất: các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc thường có báo cáo đánh giá năng suất của từng nhân viên. Hệ thống này cho phép nhà quản lý tra cứu thông tin: các đầu việc nhân viên từng thực hiện, kết quả đạt được, năng suất bình quân trong từng dự án…

Nhóm phương pháp tạo động lực

tăng năng suất bằng cách tạo động lực

Cách tăng năng suất làm việc bằng phương pháp tạo động lực mang tính hiệu quả rất cao. Không chỉ giúp nhân viên có động lực làm việc mà còn mong muốn gắn bó với tổ chức dài lâu hơn. Hãy xem trong nhóm phương pháp này, nhà quản lý cần làm gì để giúp nhân viên nâng cao hiệu quả làm việc nhé:

5, Ghi nhận thành quả của nhân viên

Nhân viên sẽ hài lòng và cống hiến nhiều hơn nếu những nỗ lực của họ được ghi nhận. Ngay cả những người chưa hoàn thành tốt công việc, nhiều chủ doanh nghiệp thường động viên, khích lệ họ cố gắng hơn, thay vì chỉ trích họ. Điều này không đồng nghĩa với việc để nhân viên hài lòng với năng suất bản thân, mà doanh nghiệp sẽ có chế độ lương, thưởng, phúc lợi gắn liền với năng suất thực tế.

Ghi nhận đóng góp của nhân viên là đòn bẩy tinh thần dễ thực hiện, đem lại hiệu quả rõ ràng nhất, xuất phát từ nhu cầu sâu bên trong của mỗi người. Người lao động luôn cảm thấy an tâm, muốn gắn bó với doanh nghiệp khi được công nhận. Ngược lại, họ có cảm giác chán nản, đi làm cho có nếu không có động lực nào thúc đẩy về mặt tinh thần & vật chất cho họ.

Đọc thêm:
>> Digital Workplace là gì?
>> Phần mềm checklist công việc có thể theo dõi tiến độ

6, Xác định khung năng lực & lộ trình thăng tiến minh bạch

Khi có khung năng lực cho từng vị trí và lộ trình thăng tiến, mỗi nhân viên sẽ nhận thấy rõ con đường họ phải đi. Muốn được tăng lương, tăng bậc hay thăng cấp quản lý, nhân viên cần đạt những tiêu chuẩn, thành tựu cụ thể là gì.

Rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài đã triển khai hiệu quả phương pháp này để quản lý nhân sự & quản trị năng suất. Đây vừa là thước đo, vừa là động lực cho nhân viên chủ động với lộ trình nghề nghiệp của mình.

7, Trở thành người lãnh đạo có tầm & tấm gương tiêu biểu

Một tổ chức có tướng giỏi, tất yếu sẽ tạo ra những chiến binh giỏi. Doanh nghiệp có những người lãnh đạo tiêu biểu, có năng lực, thái độ, kỷ luật tốt sẽ kiến tạo một tập thể có trình độ chuyên môn, có sức mạnh đoàn kết.

Tổ chức là hình ảnh phản chiếu của người lãnh đạo, nó gắn liền với hình ảnh, sứ mệnh & văn hóa doanh nghiệp. Lúc này, sức mạnh của truyền thông nội bộ sẽ phát huy vai trò định hướng, dẫn dắt để nhân viên thấm nhuần tư tưởng văn hóa, phong cách làm việc mà nhà lãnh đạo muốn xây dựng.

Nhóm phương pháp phát triển năng lực

8, Xây dựng văn hóa tự học

Nhân viên luôn mong muốn làm việc tại một nơi có thể cung cấp cho họ những tri thức, kinh nghiệm mới, ngoài tìm kiếm một công việc để duy trì cuộc sống. Vậy nên, hãy biến tổ chức của mình vừa là môi trường làm việc, vừa là không gian học tập.

Dù ở bất cứ đâu, tự học là phương thức giúp nhân viên cải thiện kỹ năng, kiến thức hữu hiệu nhất. Hãy xây dựng và lan tỏa văn hóa tự học tới mọi nhân viên, để họ nhìn nhau & cùng nhau cải thiện từng ngày. Một khi kiến thức & kỹ năng được cải thiện, năng suất tất yếu cũng sẽ thay đổi theo chiều hướng tích cực.

9, Xây dựng các chương trình đào tạo chất lượng

Xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ chất lượng là cách nhiều doanh nghiệp đang triển khai. Cách thức này khá hiệu quả bởi mọi chương trình được đưa ra dựa trên nghiên cứu thực trạng, khảo sát nhu cầu của nhân viên.

triển khai chương trình đào tạo chất lượng

Các chương trình đào tạo cao cấp thường liên quan đến:

  • Phương pháp tư duy logic, giải quyết vấn đề
  • Phương pháp đổi mới sáng tạo trong công việc
  • Phương pháp quản trị mục tiêu & công việc cá nhân
  • Các lớp học kỹ năng: Đàm phán, chốt sales, tiếp cận khách hàng,…
  • Các khóa học nghiệp vụ liên quan đến công việc của từng bộ phận: Kế toán, Marketing, C&B, BA, Quản lý chất lượng,…

Chương trình đào tạo chất lượng cao thường do người có năng lực giỏi, nhiều năm kinh nghiệm chia sẻ, được thiết kế bài bản. Không ít doanh nghiệp chịu chi mời các chuyên gia huấn luyện, các đơn vị đào tạo chuyên nghiệp để training cho nhân viên.

Sau mỗi khóa đào tạo, nhân viên sẽ được kiểm tra năng lực và quá trình triển khai thực tế để đo đếm hiệu quả, năng suất sau mỗi đợt đào tạo.

Đọc thêm: Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

10, Xây dựng văn hóa chia sẻ

Chia sẻ tri thức, chia sẻ kinh nghiệm, chia sẻ những kỹ năng sống…, đó là cách nhiều doanh nghiệp đang triển khai để nâng cao nhận thức, thái độ & kỹ năng cho nhân viên trên diện rộng.

Văn hóa chia sẻ mang tính cộng đồng. Trong công việc, cách thức này giúp cán bộ nhân viên tương tác thường xuyên hơn, hỗ trợ, cộng tác để trao đổi kinh nghiệm, cùng giải quyết vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ một cách tối ưu nhất.

Kiến thức tự học có thể bị giới hạn, nhưng kiến thức đem lại từ việc chia sẻ lẫn nhau là vô hạn. Năng suất cũng từ đó cải thiện chứ không dừng lại ở một con số cố định.

11, Cải thiện khả năng tập trung

cải thiện khả năng tập trung

Cải thiện khả năng tập trung cũng là cách giúp nâng cao năng suất làm việc. Trung bình mỗi người mất hơn 25 phút để lấy lại sự tập trung sau khi bị sao nhãng hoặc phân tâm bởi chuyện khác.

Khi tập trung, năng suất của mỗi cá nhân cao hơn gấp nhiều lần so với khi bị phân tán sự chú ý. Để cải thiện sự tập trung, bạn có thể tham khảo các phương pháp:

  • Tránh các yếu tố gây sao nhãng như điện thoại, vật dụng trang trí, tiếng ồn quanh khu vực làm việc
  • Sử dụng phương pháp Pomodoro:
    • Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
    • Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
    • Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
    • Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
    • Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
  • Có chế độ làm việc, nghỉ ngơi khoa học
  • Cải thiện sức khỏe trí não

Nhóm phương pháp tăng năng suất làm việc khác

Năng suất còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như môi trường làm việc, công nghệ, văn hóa doanh nghiệp và thể trạng của nhân viên. Dưới đây là 4 cách tăng năng suất làm việc có liên quan:

12, Kiến tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp

Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hướng lớn đến năng suất làm việc của nhân viên. Bao gồm cơ sở vật chất, không gian làm việc, con người tại nơi làm việc. Để năng suất làm việc cao thì môi trường cần đảm bảo yếu tố:

  • Diện tích ngồi làm việc/nhân viên lớn hơn diện tích trung bình tối thiểu
  • Không gian làm việc không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn
  • Máy móc, thiết bị đảm bảo hoạt động tốt, chẳng hạn như máy tính, bàn phím, phần mềm,…
  • Không khí và nhịp điệu công việc: đảm bảo nơi công sở hạn chế tối đa việc gây ồn ào, mất trật tự, mọi người chủ động làm việc được giao…

13, Đưa công nghệ vào hoạt động vận hành & quản trị

Đưa công nghệ vào hoạt động quản trị và vận hành giúp nhân viên tại từng bộ phận tự động hóa các công việc thường ngày, dành thời gian nhiều hơn để tạo ra các giá trị mới, cần nhiều chất xám hơn. Chẳng hạn:

  • Phần mềm kế toán giúp nhân viên kế toán giảm tải các thao tác nhập liệu, hạch toán thủ công, giảm thiểu sai sót trong tính toán và kê khai thuế nhanh chóng hơn.
  • Phần mềm quản lý công việc giúp gia tăng hiệu quả giao việc, quản lý tiến độ & năng suất làm việc của nhân viên. Nhân viên tăng cường thời gian sáng tạo và brainstorm….

  • Phần mềm quản lý nhân sự giúp tự động hóa các quy trình tuyển dụng, chấm công, tính lương, thực hiện các thủ tục kê khai & nộp BHXH cho người lao động… Giúp nhân sự có thời gian cải tiến hoạt động chiêu mộ nhân tài, các giải pháp giữ chân người lao động.

Trong số các ứng dụng và nền tảng công nghệ, Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất là công nghệ phổ biến và cần thiết nhất cho doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Lý do bởi nó đáp ứng 3 mục tiêu lớn của doanh nghiệp:

1. Tính real-time: giúp nhà quản trị nắm bắt tức thời mọi chỉ số kinh doanh, biến động về nhân sự, dòng tiền, khách hàng… tại thời điểm thực tế để ra quyết định kịp thời.

2. Tính hội tụ & liên thông dữ liệu: mọi thông tin được hội tụ trên một nền tảng, từ đó CEO dễ dàng nắm được bức tranh tổng quan về tình hình phân bổ nguồn lực, chi phí, lãi lỗ, tình hình kinh doanh, các điểm bán & các chi nhánh khác nhau… Hạn chế tối đa sự rời rạc trong các phân hệ quản trị & các phòng ban, chi nhánh. Vừa mất thời gian tổng hợp dữ liệu, vừa dễ xảy ra sai sót trong quá trình hạch toán, lưu chuyển thông tin

3. Tính kết nối: giúp doanh nghiệp mở rộng cơ hội hợp tác kinh doanh, giao dịch thuận tiện hơn. Chẳng hạn như với ngân hàng, sàn thương mại điện tử, sàn tuyển dụng, cơ quan Thuế, BHXH, các đơn vị vận chuyển, các cổng thanh toán…

Nếu như trước đây nhân viên & nhà lãnh đạo phải mất hàng giờ chờ đợi, tổng hợp số liệu thì nền tảng quản trị doanh nghiệp sẽ làm việc ấy thay thế con người. Mọi dữ liệu của các ứng dụng liên quan sẽ được tổng hợp và báo cáo một cách nhanh chóng, chính xác nhất.

Nhận tư vấn về các module công nghệ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất tại đây:

Nhận tư vấn miễn phí

14, Có chế độ làm việc, nghỉ ngơi hợp lý

Hãy thiết lập một chế độ sống khoa học, có thời gian làm việc, nghỉ ngơi hợp lý. Bởi suy cho cùng, chỉ khi con người có sức khỏe, có tâm lý thoải mái thì mọi việc mới suôn sẻ. Đây là cách tăng năng suất làm việc cá nhân ai cũng cần lưu ý.

Dù trong bất cứ độ tuổi nào, vị trí công việc nào, vai trò lớn hay nhỏ, hãy dành thời gian để:

  • Ngủ đủ giấc, ăn uống đủ dinh dưỡng
  • Dành thời gian tập thể dục, vận động mỗi ngày
  • Không làm việc liên tục nhiều giờ đồng hồ, hãy dành thời gian thư giản khoảng 10 phút sau mỗi giờ làm việc….

15, Tạo thói quen chủ động trong công việc

Chủ động giúp chúng ta làm chủ nhiều tình huống trong công việc và cuộc sống. Thói quen chủ động được hình thành từ ý thức, trách nhiệm & sự rèn luyện. Muốn nhân viên chủ động, nhà quản lý hãy áp dụng một số nguyên tắc sau:

  • Ai cũng cần có To do list
  • Loại bỏ sự trì hoãn: công việc quan trọng và cấp thiết cần được ưu tiên. Mọi công việc cần có thời hạn để nhân viên chủ động bố trí thời gian thực hiện
  • Gắn nhiệm vụ với trách nhiệm
  • Tương tác nhiều hơn ngay cả khi thực hiện các công việc cá nhân

Trên đây là 15 cách tăng năng suất làm việc được nhiều cá nhân và tổ chức áp dụng. Hy vọng bài viết đã gợi ý cho bạn những giải pháp hữu ích để nâng cao hiệu quả hoạt động của đội ngũ, góp phần tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Đừng quên thường xuyên ghé thăm website để đón đọc những thông tin hữu ích hoặc nhận bản tin hàng tuần về quản trị năng suất, điều hành doanh nghiệp tại đây: