Quản lý - điều hành Giao tiếp nội bộ Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

54
quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là một hệ thống những ý nghĩa, giá trị, niềm tin chủ đạo, nhận thức và phương pháp tư duy được mọi thành viên của doanh nghiệp ủng hộ, có ảnh hưởng sâu rộng đến các hành vi của thành viên trong tổ chức như giao tiếp nội bộ, cộng tác, kinh doanh hay hoạt động văn hóa văn nghệ,… Văn hóa DN cũng là tổng hợp những quan niệm chung mà các thành viên trong công ty học được trong quá trình giải quyết các vấn đề nội bộ và xử lý các vấn đề với môi trường xung quanh.

Nên bắt đầu từ đâu để xây dựng nét văn hóa doanh nghiệp đặc trưng? Bài viết này cung cấp quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp với 5 bước cơ bản mà bất cứ tổ chức nào cũng dễ tiếp cận và triển khai.

quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp

#1. Xác định các giá trị cốt lõi làm nên VHDN

Giá trị cốt lõi là hệ thống niềm tin ảnh hưởng tới cách cư xử giữa con người với con người hay giữa tập thể này với tập thể khác, nó được xem là “linh hồn” và “ăn sâu” vào trong tổ chức, giúp hình thành nên tâm lý chung, tạo nên môi trường văn hóa.

Với vai trò là một lãnh đạo công ty, hãy xác định giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp mình sẽ hướng đến. Việc được sự đồng thuận cao từ các lãnh đạo khác sẽ giúp việc xây dựng nền móng đầu tiên cho văn hóa doanh nghiệp được thành công và thuận lợi hơn trong quá trình triển khai.

Trong đó, doanh nghiệp cần xác định:

Sứ mệnh và tầm nhìn của tổ chức là gì?

  • Lý do tồn tại của tổ chức.
  • Các lợi ích đem lại cho khách hàng, xã hội, thành viên, cổ đông.
  • Mục tiêu của tổ chức.
  • Định hướng phát triển tổ chức.

Sự nhất quán được thể hiện như thế nào?

  • Giá trị cốt lõi (hệ thống niềm tin thiết yếu của tổ chức)
  • Các thỏa thuận, ví dụ: thỏa ước lao động tập thể.
  • Sự hợp tác và hội nhập văn hóa (mô hình tổ chức có cho phép/ không cho phép).

Sự tham gia của thành viên cần chú ý gì?

  • Các nguyên tắc ủy quyền, trao quyền.
  • Định hướng cho các nhóm, bộ phận.
  • Định hướng phát triển năng lực cá nhân.

Khả năng thích nghi trong thời đại 4.0

  • Tạo ra sự thay đổi.
  • Hành vi ứng xử với khách hàng.
  • Sự học hỏi trong tổ chức.

#2. Đánh giá văn hoá doanh nghiệp hiện tại (khi muốn thay đổi và tổ chức lại)

Khi triển khai bất cứ một chiến lược hay một cái gì đó mới để áp dụng cho tổ chức mình, việc đánh giá thực trạng doanh nghiệp là vô cùng cần thiết. Văn hóa doanh nghiệp cũng vậy.

Sự thay đổi hay xây dựng văn hoá doanh nghiệp thường bắt đầu bằng việc đánh giá xem văn hoá hiện tại như thế nào và kết hợp với chiến lược phát triển doanh nghiệp. Sau khi đã xác định được những giá trị cốt lõi làm nên văn hoá doanh nghiệp thì xem xét lại văn hoá hiện tại của tổ chức đang có những giá trị, biểu hiện tích cực nào thì phát huy và duy trì, những dấu hiệu tiêu cực thì phải xem xét và thay đổi.

Chẳng hạn:

– Văn hóa chia sẻ thông tin & tự học hỏi là những biểu hiện tích cực cần được phát huy.
– Sự thiếu minh bạch cần được thay đổi. Nhân viên mệnh ai người nấy làm, thiếu giao tiếp nội bộ, thiếu sự công bằng cũng cần có phương pháp để cải thiện.

Đọc thêm:
>> Kiến thức về truyền thông nội bộ từ A-Z cho doanh nghiệp
>> 6 kênh truyền thông nội bộ hiệu quả nhất để truyền tải Văn hóa DN

#3. Lên kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa mong muốn và hiện tại

Sau khi đã xác định được thực trạng, vạch ra những yếu điểm và ưu điểm, doanh nghiệp cần lên kế hoạch để thay đổi những điểm tồn tại chưa tốt. Nói cách khác, doanh nghiệp cần xác định những thay đổi cụ thể và mục tiêu của sự thay đổi là gì. Từ đó lên kế hoạch thu hẹp khoảng cách giữa mong muốn và hiện tại.

4 tiêu chí đánh giá khoảng cách mà doanh nghiệp bạn cần sử dụng, đó là Phong cách làm việc, Ra quyết định, Giao tiếp và Đối xử.

Một khi đã xác định được những giá trị và các tiêu chí phù hợp, nhà lãnh đạo phải đảm bảo rằng chúng gắn liền với hoạt động kinh doanh hàng ngày. Từ quá trình tuyển dụng đến quá trình ra quyết định, cả quyết định của các lãnh đạo cũng phải được căn chỉnh với các giá trị đã được đặt ra.

#4. Triển khai văn hóa doanh nghiệp

Khi triển khai VHDN, có 3 nội dung chính mà nhà lãnh đạo cần lưu tâm:

1. Thành lập một đơn vị phụ trách VHDN & lên kế hoạch triển khai.

Đây có thể là phòng truyền thông nội bộ hoặc tiểu ban Văn hóa, thuộc bộ phận hành chính nhân sự/truyền thông.

Bao gồm các mục tiêu, hoạt động, thời gian, điểm mốc và trách nhiệm cụ thể. Cái gì là ưu tiên? Đâu là chỗ chúng ta cần tập trung nỗ lực? Cần những nguồn lực gì? Ai chịu trách nhiệm về những công việc cụ thể? Thời hạn hoàn thành?

2. Truyền đạt văn hóa doanh nghiệp đến toàn thể thành viên

  • Phổ biến chung: Ban hành quy định, quy chế chung và tổ chức các buổi trò chuyện giữa lãnh đạo và tập thể nhân viên về giá trị văn hóa công ty.
  • Khuyến khích động viên nhân viên trước những lợi ích của sự thay đổi: Người lãnh đạo phải khuyến khích, động viên và chỉ cho nhân viên thấy lợi ích của họ tăng lên trong quá trình thay đổi.

3. Ổn định và phát triển văn hóa

  • Tích hợp các giá trị của doanh nghiệp vào các hoạt động hàng ngày
  • Triển khai hoạt động văn hóa công ty cụ thể: Kiến trúc và nội thất văn phòng, đồng phục, nghi thức, …
  • Thiết lập hệ thống khen thưởng phù hợp với VHDN để khuyến khích, động viên.
  • Tuyển dụng đúng người: Bạn không cần tuyển người giỏi nhất – Bạn phải tuyển người phù hợp nhất với VHDN

#5. Đánh giá và thay đổi

Có 2 hoạt động chính trong bước triển khai này.

Thứ nhất, khảo sát: thực hiện khảo sát hàng tháng/quý/năm, tạo cơ hội để nhân viên phản hồi về các giá trị của công ty, đánh giá sự phù hợp của chúng với hoạt động hàng ngày và với giá trị của nhân viên.

Thứ hai, đo lường bằng các chỉ số:

  • Chỉ số Employee Turnover Rate (ETR) – Tỷ lệ nhân viên nghỉ việcEmployee Net Promoter Scores (eNPS)
  • Chỉ số đo lường sự gắn kết của nhân viênEmployee Satisfaction Index (ESI)
  • Chỉ số hài lòng của nhân viên

Xây dựng văn hoá doanh nghiệp là một công việc cần được làm xuyên suốt, thống nhất và bền bỉ. Và dĩ nhiên quá trình hiện thực hóa nó không hề dễ dàng. Không chỉ cấp lãnh đạo hay những người có nhiệm vụ truyền tải VHDN, toàn bộ cán bộ nhân viên trong tập thể cũng cần nêu cao tinh thần & hưởng ứng những giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp theo đuổi.

Chúc bạn ứng dụng thành công quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp được nêu trên để phát triển môi trường làm việc luôn giữ chân được người tài.

Để nhận thêm nhiều thông tin, tài liệu hữu ích về công việc nhân sự, truyền thông nội bộ, VHDN, bạn có thể tham gia group trên Facebook: Cộng đồng Nhân sự – Chia sẻ tài liệu, kinh nghiệm thực chiến

Hoặc đăng ký bản tin nhân sự, VHDN, truyền thông nội bộ hàng tuần bằng cách để email ngay dưới đây: