Kiến thức Quản lý nhân sự Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, ưu & nhược điểm

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí, ưu & nhược điểm

136
Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí đón nhận được khá nhiều sự quan tâm từ các doanh nghiệp nhỏ, khi ngân sách chưa đáp ứng nhu cầu sử dụng của bộ phận HR. Bài viết này MISA AMIS sẽ đề cập đến ưu nhược điểm của các loại phần mềm HRM miễn phí, lợi & hại khi doanh nghiệp sử dụng và những phần mềm phổ biến, dễ dùng phục vụ cho công tác quản trị nhân sự tại doanh nghiệp.

Đặc điểm chung của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Những phần mềm quản lý nhân sự miễn phí thường là phần mềm chỉ đáp ứng các nghiệp vụ quản lý nhân sự cơ bản nhất, chẳng hạn như quản lý thông tin nhân sự, tính lương (đơn giản), quản lý hợp đồng lao động, chấm công…

Về mặt công nghệ, chủ yếu là phần mềm offline, nếu là phiên bản online sẽ giới hạn số lượng user sử dụng.

Phần mềm miễn phí chủ yếu do nhà cung cấp (NCC) nước ngoài, NCC trong nước hầu như đưa ra các phiên bản phần mềm quản lý nhân sự có tính phí.

>> Click xem ngay phần mềm quản lý nhân sự (HRM) tốt nhất hiện nay

Ưu điểm khi dùng phần mềm HRM miễn phí

So với cách làm thủ công, sử dụng phần mềm HRM miễn phí đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Đầu tiên là chuẩn hóa được các nghiệp vụ nhân sự mà không mất nhiều chi phí đầu tư vào hệ thống công nghệ. Nhờ có phần mềm, HRer có thể thực hiện các nghiệp vụ chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ chuyên nghiệp và nhanh chóng hơn.

Thứ hai, số hóa thông tin, dữ liệu nhân sự “sớm ngày nào tốt ngày đó”. Dữ liệu chính là tài nguyên của doanh nghiệp trong thập kỷ tới, do vậy, xây dựng kho dữ liệu càng chuyên nghiệp, chính xác, doanh nghiệp càng có nhiều tài nguyên để tận dụng & khai thác cho chiến lược phát triển trong tương lai.

Những lợi ích khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự

Trong phần này, chúng tôi xin đề cập đến những lợi ích khi doanh nghiệp bạn triển khai một phần mềm HRM chuyên nghiệp. Phiên bản miễn phí có thể không cung cấp đầy đủ những lợi ích kể dưới đây.

Quản lý ca, thời gian làm việc của nhân viên chính xác

Nhiều phần mềm quản lý nhân sự có chức năng phân ca, quản lý ca làm việc của nhân viên, từ đó hỗ trợ bộ phận nhân sự chấm công theo ca chính xác, nhanh chóng hơn. So với excel, phần mềm chia ca khoa học hơn, có thể thiết lập luồng tự động để hỗ trợ chấm công, nhân viên đi làm tại các ca khác nhau, đổi ca cho nhau cũng sẽ được tổng hợp thông tin nhanh hơn.

Công nghệ hóa các thủ tục, giấy tờ, giảm thiểu các thao tác thủ công

Thay vì thực hiện các công việc nhân sự bằng cách thủ công như quản lý thông tin nhân sự, quá trình công tác,… bằng giấy tờ, mọi thao tác được phần mềm hỗ trợ để số hóa các thông tin, dữ liệu.

Một số tính năng phần mềm nhân sự cung cấp như:

  • Tự động scan CV ứng viên để lưu trữ thông tin vào hồ sơ nhân sự khi ứng viên trúng tuyển
  • Tự động nhắc nhở thời hạn hợp đồng khi HĐLĐ hết thời hạn
  • Tự động tổng hợp đơn nghỉ phép, công tác, nghỉ ốm… khi tổng hợp công, ca, tính lương
  • Chức năng giao việc & nhắc việc cho nhân sự…
  • Quản lý hồ sơ nhân sự, quá trình công tác, hồ sơ năng lực, vòng đời nhân sự tại doanh nghiệp
  • Quản lý kế hoạch đào tạo, kết quả đào tạo
  • Hệ thống đánh giá nhân sự theo KPI/OKR
  • ..vv…

Phần mềm nhân sự miễn phí thường khó đáp ứng tất cả những nghiệp vụ kể trên, tuy nhiên có thể hỗ trợ phần nào công việc như quản lý hồ sơ, hợp đồng lao động, chấm công, tính lương đơn giản…

Nối gần khoảng cách giữa Nhân sự – Nhân viên – Lãnh đạo

Không chỉ đáp ứng nghiệp vụ nhân sự cho bộ phận nhân sự, phần mềm còn là công cụ giúp các cấp trong doanh nghiệp có thể dễ dàng tương tác, thu hẹp khoảng cách bằng những lời chúc mừng sinh nhật/kết hôn, thăm hỏi, chia buồn hay công cụ chat, gọi miễn phí thông qua phần mềm.

Nâng cao chất lượng dịch vụ nhân sự

Dịch vụ nhân sự trong doanh nghiệp được đánh giá thông qua nhiều hoạt động, kể đến như:

  • Thời gian hỗ trợ nhân viên trong các công tác gửi phiếu lương, bảng lương, ký kết HĐLĐ, giải quyết các thủ tục nhân sự
  • Cải tiến các chính sách, dịch vụ hỗ trợ NLĐ và quyền lợi cho NLĐ thông qua ghi nhận các góp ý, mong muốn của cán bộ nhân viên
  • Đơn giản hóa các thủ tục, quy trình nhân sự trong doanh nghiệp, chẳng hạn như xin nghỉ phép, đăng ký làm thêm, cấp phát đồng phục,…

Phần mềm quản lý nhân sự thường cung cấp những biểu mẫu, quy trình tác nghiệp giúp các dịch vụ nhân sự trong doanh nghiệp được thực hiện nhanh chóng, đầy đủ mà vẫn đảm bảo quyền hạn của các cấp. Phiên bản miễn phí thường hạn chế chức năng này.

Đọc thêm:
>> Phần mềm kê khai BHXH điện tử tốt nhất cho doanh nghiệp
>> Những yêu cầu khi quản lý hồ sơ nhân sự trong thời kỳ 4.0

Tự động hóa các báo cáo nhân sự trong doanh nghiệp

Nếu như công việc nhân sự được thực hiện bằng giấy tờ hay excel không thể tự động xuất được các báo cáo chuyên sâu như tình hình biến động nhân sự, số lượng nhân sự, thang bảng lương hay các báo cáo đào tạo, đánh giá thì phần mềm quản lý nhân sự hoàn toàn đáp ứng được điều đó.

Chức năng này giúp HRer không mất công hàng giờ để ngồi tổng hợp thông tin, tạo các báo cáo trình cấp trên. Ban lãnh đạo cũng có thể theo dõi bất cứ khi nào, bất cứ đâu (ở phiên bản HRM online) báo cáo quản trị nhân sự.

Chuẩn hóa các nghiệp vụ nhân sự trong doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị nhỏ & siêu nhỏ, hệ thống quản lý nhân sự còn sơ sài. Các hoạt động đánh giá nhân sự, đào tạo hay tuyển dụng thường chưa được chú trọng, hoặc muốn xây dựng nhưng không biết bắt đầu quy trình từ đâu.

Phần mềm HRM thường hệ thống hóa những nghiệp vụ, công việc liên quan đến mỗi mảng như Tuyển dụng, Đào tạo, C&B, Đánh giá nhân sự,… Từ đó, doanh nghiệp biết được những công việc phải làm, thiết lập quy trình tương ứng để tự động hóa các công việc cần xử lý.

Liên thông dữ liệu với bộ phận Kế toán – Bán hàng…

Phần mềm quản lý nhân sự thuộc hệ thống ERP hay nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất làm việc giữa các bộ phận. Khả năng kết nối giữa các phân hệ Kế toán – Bán hàng – Nhân sự – Quản lý điều hành sẽ giúp dữ liệu tại doanh nghiệp liên thông, việc xử lý, tác nghiệp giữa các bộ phận luôn đảm bảo:

  • Sự chính xác
  • Minh bạch
  • Thời gian xử lý nhanh
  • Số liệu real time

Lợi ích này phần mềm quản lý nhân sự miễn phí thường không cung cấp. Doanh nghiệp cần sử dụng bản HRM có tính phí.

Nhược điểm của phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

So với phương pháp thủ công, phần mềm miễn phí rõ ràng đem lại nhiều lợi ích. Tuy nhiên, tồn tại một số nhược điểm bạn cũng cần lưu ý trước khi chọn mua bản tính phí hay sử dụng phiên bản miễn phí. Những nhược điểm ấy là:

  • Hạn chế về mặt chức năng, nghiệp vụ nhân sự. Chẳng hạn như các chức năng liên quan đến tuyển dụng: không thiết lập được quy trình tự động, kết nối sàn tuyển dụng, sàng lọc ứng viên tự động, báo cáo tỷ lệ chuyển đổi qua từng vòng tuyển dụng…
  • Không có khả năng kết nối với các phân hệ quản trị doanh nghiệp khác như kế toán, bán hàng, quản lý điều hành…
  • Việc lưu dữ liệu bị hạn chế dung lượng. Xuất dữ liệu để nhập liệu vào phần mềm khác gặp nhiều khó khăn. Thiếu tính đồng bộ về mặt kỹ thuật với hệ thống quản trị thông tin khác trong doanh nghiệp
  • Không nhận được sự hỗ trợ từ nhà cung cấp hoặc sự hỗ trợ bị hạn chế
  • Phần mềm thường không được nâng cấp tính năng
  • Tỷ lệ rủi ro về bảo mật dữ liệu, sự cố cao hơn so với các bản có tính phí được nhà cung cấp bảo hành, hỗ trợ

Với những nhược điểm kể trên, lời khuyên cho doanh nghiệp khi có khả năng đầu tư vào công nghệ & hệ thống quản trị thông tin là:

“Nên triển khai phần mềm quản trị nhân sự do nhà cung cấp uy tín phát hành. Nếu ngân sách hạn chế, có thể ưu tiên triển khai các nghiệp vụ cốt lõi trước rồi mới triển khai hàng loạt, đồng bộ. Nếu có khả năng tài chính, lựa chọn triển khai theo nhu cầu vận hành tại doanh nghiệp bằng phần mềm nhân sự đóng gói (đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ) hoặc customize theo quy trình thực tế của doanh nghiệp.”

Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí phổ biến

Tại Việt Nam, hầu như rất ít doanh nghiệp cung cấp phần mềm nhân sự miễn phí. Chủ yếu là các bản có tính phí. Chúng tôi xin tổng hợp 5 phần mềm HRM miễn phí phổ biến gồm cả nhà cung cấp nước ngoài để bạn đọc tham khảo.

1, Phần mềm Web Human Resource (WebHR)
2, Phần mềm quản lý nhân sự Simple HRM

3, Phần mềm Bitrix24
4, Phần mềm ZoHoPeople
5, Phần mềm OrangeHRM

Bạn có thể đọc chi tiết tính năng cơ bản của mỗi phần mềm tại bài viết: Top 5 phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

AMIS HRM – Sự lựa chọn tối ưu giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả

AMIS HRM, hay còn gọi là phần mềm AMIS Nhân sự, tuy không phải là phần mềm quản lý nhân sự miễn phí nhưng lại được rất nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ ưu tiên sử dụng.

AMIS HRM

Có 4 lý do mà hơn 12.000 doanh nghiệp đang sử dụng phản hồi “Tại sao lại chọn AMIS HRM thay vì phần mềm nhân sự miễn phí hay bản tính phí do nhà cung cấp khác phát hành?

Thứ nhất, là phần mềm được cung cấp bởi MISA – đơn vị uy tín với 26 năm kinh nghiệm cung cấp các sản phẩm CNTT cho doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị HCSN, …

Thứ hai, là phần mềm quản lý nhân sự DỄ SỬ DỤNG, đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị nhân sự cho tổ chức

Thứ 3,  Phần mềm quản lý nhân sự thuộc nền tảng MISA AMIS – Là nền tảng có khả năng kết nối các phần hệ quản trị khác như Kế toán, Bán hàng, Công việc, Quản lý tài sản,… Hay kết nối với nhiều đối tác nhất giúp DN nhanh chóng phát triển kinh doanh & nâng cao năng suất làm việc: Cơ quan thuế, Cơ quan BHXH, Sàn tuyển dụng, Ngân hàng điện tử, …

Thứ 4, Chi phí sử dụng vô cùng hợp lý.

 

Để nhận thêm nhiều thông tin, tài liệu hữu ích về công việc nhân sự, bạn có thể tham gia group trên Facebook: Cộng đồng Nhân sự – Chia sẻ tài liệu, kinh nghiệm thực chiến