Kiến thức Quản lý nhân sự Phần mềm quản lý nhân sự online tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý nhân sự online tốt nhất hiện nay

69
phần mềm quản lý nhân sự online

Trong thời đại công nghệ 4.0, doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, lĩnh vực, mọi bộ phận trong doanh nghiệp đều hướng đến hoạt động chuyển đổi số. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự online hiệu quả là một trong những ưu tiên mà nhà lãnh đạo & cán bộ nhân sự sẽ triển khai trong năm 2021.

Vậy trước khi triển khai, bạn nên trang bị những thông tin gì, kinh nghiệm để lựa chọn một phần mềm thực sự phù hợp với doanh nghiệp? Bài viết này sẽ cung cấp toàn bộ thông tin ấy.

Phần mềm quản lý nhân sự online là gì?

Phần mềm quản lý nhân sự online là một ứng dụng công nghệ giúp doanh nghiệp/tổ chức quản lý toàn diện những vấn đề liên quan đến quản trị con người/người lao động trên nền tảng Cloud Computing (Điện toán đám mây).

Những vấn đề liên quan đến quản lý nhân sự bao gồm:

  • Thu hút & tuyển dụng nhân tài
  • Xây dựng thế thống chính sách, tiền lương, phúc lợi, BHXH,…
  • Thiết kế & triển khai chương trình đào tạo nhân sự
  • Quản lý hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quá trình công tác…
  • Đánh giá nhân sự
  • Khen thưởng, kỷ luật,…
  • Quản lý quan hệ lao động…

>> Tìm hiểu ngay phần mềm HRM, quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự online so với bản on-premise

Không phải ngẫu nhiên các doanh nghiệp, tổ chức đều có xu hướng chuyển đổi hình thức kinh doanh & phương pháp quản trị theo hướng số hóa. Những lợi ích mà công nghệ số đem lại giúp thúc đẩy năng suất lao động & khả năng kết nối cho doanh nghiệp. Chẳng hạn:

  • Cán bộ nhân sự có thể tự động hóa các nghiệp vụ nhân sự như tuyển dụng, chấm công,…
  • Khả năng kết nối nội bộ: Kết nối phần mềm nhân sự với phần mềm kế toán, quản trị công việc, quản lý bán hàng…
  • Khả năng kết nối với các bên thứ ba: Bảo hiểm xã hội điện tử, sàn tuyển dụng, mạng xã hội, website tuyển dụng…
  • Khả năng làm việc mọi lúc mọi nơi, đáp ứng nhu cầu làm việc từ xa và quản lý đa chi nhánh của nhiều doanh nghiệp hiện nay, chủ động thích ứng với những diễn biến khó lường trước từ môi trường, dịch bệnh, thiên tai hay muốn giảm thiểu chi phí văn phòng tốn kém.

Ngoài ra, một số phần mềm HRM online cũng đáp ứng những nghiệp vụ chuyên sâu như một phần mềm quản lý nhân sự viết riêng cho doanh nghiệp.

Những nghiệp vụ của phần mềm HRM online

Phần mềm quản lý nhân sự online có khả năng đáp ứng một cách chuyên sâu các nghiệp vụ nhân sự phát sinh tại doanh nghiệp, tổ chức. Lấy ví dụ về AMIS nhân sự – Phần mềm quản trị nhân sự online phổ biến hiện nay đáp ứng chuyên sâu các nghiệp vụ:

Quản lý tuyển dụng

Giúp tự động hóa quy trình tuyển dụng từ việc đăng tin tuyển dụng lên các sàn tuyển dụng, mạng xã hội đến tự động sàng lọc hồ sơ ứng viên, gửi email tự động, phỏng vấn, đánh giá ứng viên hay hệ thống báo cáo hiệu quả tuyển dụng: tỷ lệ chuyển đổi qua mỗi vòng, báo cáo chi phí tuyển dụng, hiệu quả tuyển dụng theo từng nhân sự phụ trách hay báo cáo hiệu quả theo kênh tuyển dụng…

Quản lý hồ sơ nhân viên

Quản lý đầy đủ thông tin đa chiều về ứng viên từ thông tin cá nhân, quá trình công tác, hồ sơ năng lực giúp nhà quản trị có thể nắm bắt một cách toàn diện nhất về nhân viên dưới quyền, từ đó có những quyết định nhân sự chính xác, công minh.

Chấm công, quản lý thời gian

Phần mềm tích hợp với nhiều họ máy chấm công giúp doanh nghiệp tự động đối chiếu công, ghi nhận thông tin nghỉ phép, đi công tác của từng nhân viên. Nhà quản lý cũng có thể phân quyền sử dụng để cán bộ nhân sự tại các chi nhánh không thể tự ý sửa dữ liệu chấm công hàng ngày.

Công việc chấm công có quan hệ mật thiết đến việc tính lương, đánh giá xếp hạng chuyên cần của từng nhân viên. Do vậy, công tác chấm công trên phần mềm luôn đảm bảo sự chính xác và tính chuyên sâu mà doanh nghiệp mong muốn.

Tính lương

Nhân sự có thể từ dữ liệu chấm công để thực hiện tính lương theo thời gian một cách nhanh chóng. Ngoài ra phần mềm còn giúp cán bộ C&B tự động gửi phiếu lương qua điện thoại cho từng nhân viên, ghi nhận phản hồi về lương ngay trên hệ thống.

Hợp đồng lao động

Phần mềm giúp công tác tạo hợp đồng nhanh chóng hơn. Tự động nhắc nhở thời gian hết hạn HĐLĐ của nhân viên để cán bộ phụ trách tạo & ký kết HĐLĐ mới với NLĐ. Đây là tính năng mà doanh nghiệp có quy mô nhân sự càng tăng trưởng càng cần đến.

Đào tạo nhân sự

Nghiệp vụ đào tạo nhân sự trên AMIS Nhân sự cũng đáp ứng nhu cầu đào tạo nhân sự tại doanh nghiệp, bao gồm:

  • Thiết lập chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo
  • Nội dung đào tạo, các kỹ năng đào tạo, nghiệp vụ đào tạo
  • Người đào tạo, người tham gia & những người liên quan
  • Những bằng cấp, chứng chỉ sau khóa đào tạo. Đánh giá sau đào tạo
  • Cam kết sau đào tạo
  • Chi phí đào tạo (chi phí mỗi nhân viên tham gia, chi phí doanh nghiệp chịu…)

Nghiệp vụ quản lý đào tạo đáp ứng cả 2 hình thức đào tạo chính là đào tạo nội bộ & mời chuyên gia đến đào tạo tại doanh nghiệp.

Đánh giá nhân sự

Phần mềm cung cấp những mẫu phiếu đánh giá nhân sự, đối tượng đánh giá và tổng hợp kết quả đánh giá nhân sự. Giúp doanh nghiệp quản lý tất cả thông tin trên một hệ thống duy nhất, là căn cứ để xét duyệt lương thưởng, đãi ngộ phù hợp với năng lực nhân viên.

phần mềm quản lý nhân sự online

Thuế, Bảo hiểm xã hội

AMIS Nhân sự phát triển riêng một module là AMIS BHXH điện tử, giúp doanh nghiệp trực tiếp kê khai BHXH trực tuyến dễ dàng, nhanh chóng tại cơ quan hay bất cứ đâu mà không phải đến cơ quan BHXH.

Phần mềm cũng giúp:

  • Tự động hóa 19 thủ tục lập, kê khai, điều chỉnh BHXH. Tự động tính số tiền phải nộp BHXH cho NLĐ
  • Kết nối với hồ sơ nhân sự để nhân sự không phải nhập liệu 2 lần mà có thể lấy dữ liệu trực tiếp để lập hồ sơ BHXH
  • Kết nối với phần mềm chữ ký số

Một số nghiệp vụ khác

Bên cạnh những nghiệp vụ kể trên, AMIS Nhân sự còn là phần mềm quản trị nhân sự online đáp ứng chuyên sâu những vấn đề phát sinh liên quan đến quản lý nhân sự, bao gồm:

  • Quản lý khen thưởng, kỷ luật nhân viên
  • Giải quyết nghỉ việc
  • Quản lý tài sản cấp cho nhân viên: đồng phục, bảo hộ lao động
  • Quản lý công tác….

Trải nghiệm miễn phí

Không phải tất cả các phần mềm quản lý nhân sự online đều đáp ứng tất cả các nghiệp vụ trên. Tùy vào nhà cung cấp phần mềm mà các chức năng, khả năng đáp ứng nghiệp vụ chuyên môn là khác nhau. Do vậy, khi tìm hiểu về phần mềm, doanh nghiệp bạn nên kiểm tra khả năng đáp ứng của mỗi phần trước khi đưa vào triển khai.

So sánh phần mềm nhân sự online với excel

Phần mềm nhân sự online và excel thường được các doanh nghiệp sử dụng trong những trường hợp cụ thể, tùy thuộc vào quy mô nhân sự và tính chất phức tạp của nghiệp vụ. Dưới đây là bảng so sánh tiện ích, nghiệp vụ đáp ứng giữa 2 phương pháp quản lý nhân sự phổ biến:

Tiêu chí Excel Phần mềm quản lý nhân sự online
Quy mô DN Dưới 100 nhân sự Trên 100 nhân sự
Nghiệp vụ đáp ứng Chỉ đáp ứng nghiệp vụ cơ bản: Chấm công, tính lương, tính BHXH, thuế TNCN, Đánh giá nhân sự Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ chuyên môn: Chấm công, tính lương, BHXH, Thuế TNCN, Đào tạo, Đánh giá, Khen thưởng, Kỷ luật, cấp phát đồng phục, BHLĐ, Hợp đồng lao động…
Tạo phép, duyệt phép trên di động (Tiện ích) Không đáp ứng Đáp ứng
Gửi phiếu lương trên di động (Tiện ích) Không đáp ứng Đáp ứng
Quản lý vòng đời nhân sự, hồ sơ nhân sự Hạn chế Đáp ứng tốt
Tự động nhắc lịch hết hạn HĐLĐ Phải sử dụng Excel online tích hợp với Calendar Đáp ứng
Kết nối sàn tuyển dụng, LinkedIn Không đáp ứng Đáp ứng (tùy phần mềm)
Kê khai BHXH điện tử Không đáp ứng Đáp ứng (tùy phần mềm)
Báo cáo nhân sự Phải tự tạo thủ công Tự động, Nhiều báo cáo phân tích chuyên sâu
Kết nối phần mềm kế toán, CRM Không đáp ứng Đáp ứng
Phiên bản di động Không đáp ứng Đáp ứng
Đáp ứng làm việc từ xa Chỉ đáp ứng bản Excel online Đáp ứng

Những phần mềm quản lý nhân sự online thông dụng

Hiện nay doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn giữa vô vàn nhà cung cấp phần mềm. Với phiên bản online, bạn đọc có thể tham khảo một số đơn vị uy tín trong việc triển khai giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp, chẳng hạn như:

1, Phần mềm quản lý nhân sự AMIS Nhân sự
2, Phần mềm Web Human Resource (WebHR)
3, Phần mềm quản lý nhân sự Simple HRM
4, Phần mềm Bitrix24
5, Phần mềm ZoHoPeople
6, Phần mềm OrangeHRM…

Hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn phần mềm HRM tốt, tiết kiệm chi phí

Trước hết, doanh nghiệp cần hiểu rõ thế nào là một phần mềm quản lý nhân sự tốt.

Một phần mềm HRM tốt cần đáp ứng 5 tiêu chí:

  • Đáp ứng được các nghiệp vụ chuyên sâu cho doanh nghiệp: từ tuyển dụng đến quản lý HĐLĐ, Hồ sơ nhân sự, Đánh giá, Chấm công, Tính lương…
  • Khả năng liên thông dữ liệu với các phân hệ quản trị doanh nghiệp khác như Kế toán, Bán hàng, Quản lý công việc…
  • Khả năng kết nối với các bên liên quan để tối ưu năng suất, hiệu quả làm việc cho cán bộ nhân sự, chẳng hạn như Kết nối sàn tuyển dụng, BHXH điện tử…
  • Công nghệ an toàn, bảo mật dữ liệu. Chẳng hạn như bảo mật với trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier3, tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO 27000, CSA STAR…
  • Mức chi phí triển khai phù hợp

Để lựa chọn được một phần mềm tốt, phù hợp với khả năng chi trả của doanh nghiệp, hãy ghi nhớ 4 tips nhỏ dưới đây trước khi triển khai phần mềm:

  1. Trải nghiệm phần mềm để đánh giá mức độ đáp ứng về tính năng, mức độ chuyên sâu của từng nghiệp vụ quản lý.
  2. Triển khai phần mềm phù hợp với nhu cầu & quy mô doanh nghiệp. Chẳng hạn, doanh nghiệp nhỏ, nghiệp vụ quản lý nhân sự đơn giản thì không nên triển khai phần mềm nhân sự có quá nhiều chức năng, cồng kềnh, vừa khó sử dụng, vừa tốn kém chi phí.
  3. Nên lựa chọn doanh nghiệp cung cấp giải pháp uy tín, có tiếng trên thị trường thay vì những phần mềm giá rẻ, thường xảy ra tình trạng “Đem con bỏ chợ”.
  4. Nếu khả năng tài chính cho phép, có thể chọn sử dụng phần mềm của nhà cung cấp có dịch vụ customize. Một mặt kế thừa những ưu điểm của các quy trình quản trị nhân sự phổ biến, một mặt tùy chỉnh công cụ để tối ưu quy trình, thao tác & nghiệp vụ phát sinh thực tế tại doanh nghiệp.

Trên đây là những thông tin bạn đọc cần ghi nhớ khi tìm hiểu & triển khai phần mềm quản lý nhân sự online cho doanh nghiệp. Để được tư vấn, hỗ trợ giải pháp chuyển đổi số trong quản trị nhân sự hiệu quả, bạn đọc có thể đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ đội ngũ chuyên gia của MISA:

Nhận tư vấn chuyển đổi số nhân sự miễn phí

>> Xem ngay phần mềm quản lý nhân viên hữu hiệu nhất hiện nay