Kiến thức Quản lý nhân sự Những yêu cầu khi quản lý hồ sơ nhân sự trong thời...

Những yêu cầu khi quản lý hồ sơ nhân sự trong thời kỳ 4.0

HR 4.0 – Giai đoạn mà quản trị nhân sự có nhiều thay đổi, không dừng lại ở việc phát triển kỹ năng mềm cho cán bộ nhân sự, nhà quản trị nhân sự 4.0 càng khẳng định vai trò tư vấn, thiết kế chiến lược cho phát triển doanh nghiệp. Trong đó, việc quản lý nhân viên & quản lý hồ sơ nhân sự là bước đệm quan trọng giúp cán bộ nhân sự có cái nhìn tổng quan nhất, đa chiều nhất về mỗi thành viên trong doanh nghiệp.

Từ đó cơ sở dữ liệu về nhân viên, nhà quản lý nhân sự có thể tham mưu, tư vấn cho cấp lãnh đạo về việc đề bạt vị trí, thuyên chuyển công tác hay sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhất. Giúp bộ phận nhân sự:

– Tiết kiệm đến 20% chi phí tuyển dụng nhân sự mới
– Tăng tỷ lệ nhân sự giỏi gắn bó với doanh nghiệp lên 43%
– Là cơ sở giúp bạn phân tích & hệ thống hóa báo cáo nhân sự nhanh, chuẩn, tức thời

Dưới đây là những yêu cầu về việc quản lý hồ sơ nhân sự thời kỳ 4.0 mà HRer cần nắm rõ:

1, Hồ sơ nhân sự chứa thông tin đa chiều về nhân viên

Hồ sơ nhân sự trong thời kỳ 4.0 không còn đơn thuần là thông tin về cá nhân, bằng cấp hay sơ yếu lý lịch của nhân viên. Trong thời đại 4.0, nhà quản trị cần thông tin về nhân viên một cách đa chiều để có thể khai thác đúng thế mạnh của từng nhân sự trong doanh nghiệp. Những thông tin ấy bao gồm:

  • Sơ yếu lý lịch
  • Giấy khám sức khoẻ
  • Bằng cấp, chứng chỉ
  • Thông tin cá nhân, gia đình
  • Các quyết định tiếp nhận, bổ nhiệm, miễn nhiệm
  • Các quyết định điều chỉnh lương
  • Hợp đồng lao động
  • Các quyết định khen thưởng, kỉ luật
  • Hồ sơ thuế TNCN, bảo hiểm
  • Kinh nghiệm, kỹ năng làm việc
  • Quá trình công tác của nhân sự: thành tích đạt được, những vị trí đảm nhiệm, kết quả công việc trong kỳ,…

Phần mềm quản lý hồ sơ

Hồ sơ nhân sự nhân viên phải phản ánh được vòng đời nhân sự làm việc tại doanh nghiệp trong suốt khoảng thời gian từ khi tuyển dụng đến nghỉ việc. Những thông tin này là cơ sở quan trọng để BLĐ doanh nghiệp, bộ phận nhân sự đề bạt vị trí, có quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, sa thải nhân sự kịp thời.

2, Quản lý hồ sơ nhân sự trên nền tảng công nghệ Cloud

Thời kỳ 4.0 cũng là lúc doanh nghiệp thay thế những phương pháp quản lý thủ công bằng những nền tảng công nghệ mới. Dữ liệu nhân sự lưu trữ trên giấy hay excel đã lỗi thời do không đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp:

  • Khả năng lưu trữ khối lượng thông tin lớn
  • Việc truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi đối với doanh nghiệp đa chi nhánh, trên nhiều thiết bị đa dạng
  • Bảo mật thông tin nhân viên, đặc biệt là thông tin về lương. Dữ liệu lưu trữ trên giấy dễ bị thất lạc, tốn kém không gian & chi phí lưu trữ, thời gian tra cứu. Dữ liệu lưu trữ trên excel dễ bị mất khi máy tính gặp sự cố

Lưu trữ trên công nghệ điện toán đám mây (Cloud) được coi là không gian lưu trữ thông tin hồ sơ nhân sự hiệu quả, đáp ứng yêu cầu: an toàn, bảo mật, linh hoạt & khối lượng dữ liệu lớn.

Đọc thêm:
>> Phần mềm kê khai BHXH điện tử cho doanh nghiệp
>> Vai trò và cách xây dựng thương hiệu tuyển dụng thành công

3, Thông tin trên hồ sơ nhân sự liên thông dữ liệu với ứng dụng liên quan

Việc kết nối, hội tụ dữ liệu số giúp doanh nghiệp tận dụng mọi tài nguyên thông tin để tạo ra những giá trị mới, hoặc giúp cho quá trình thực hiện công việc nhanh hơn, chính xác hơn.

Thông tin trên hồ sơ nhân sự có khả năng kết nối với những ứng dụng liên quan sẽ giúp cán bộ nhân sự tối ưu hiệu quả thực hiện các nghiệp vụ nhân sự, bộ phận liên quan cũng có thể tận dụng dữ liệu ấy trong công tác của mình để nâng cao năng suất như;

  • Quản lý tài sản đã giao quyền sử dụng cho từng nhân viên
  • Kết nối với phần mềm BHXH trực tuyến để lấy trực tiếp thông tin trên hồ sơ nhân sự kê khai & đóng BHXH, BHYT, thuế TNCN cho lao động, giảm thao tác nhập liệu và thời gian tra cứu (Sử dụng thông tin cá nhân, số sổ BHXH, số thẻ BHYT…)
  • Kết nối với phần mềm kế toán để thực hiện chuyển khoản lương, thưởng, tạm ứng cho nhân viên (Sử dụng thông tin STK)

Hiện nay, các doanh nghiệp thường có xu hướng quản lý hồ sơ nhân sự bằng phần mềm quản lý nhân sự. Phân hệ quản lý hồ sơ có khả năng liên kết với các phân hệ khác & phần mềm trên cùng hệ thống để liên thông dữ liệu, giảm thời gian nhập liệu, xử lý thông tin nhiều lần giúp tăng năng suất, hiệu quả cho cán bộ chuyên môn.

Phần mềm quản lý nhân sự

Đọc thêm:
>> Tự động hóa quy trình tuyển dụng với phần mềm quản lý tuyển dụng hàng đầu VN
>> Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự: thay đổi nhỏ, lợi ích lớn

4, Hồ sơ nhân sự phải là dữ liệu giúp phân tích báo cáo nhân sự

Nếu như trước đây, hồ sơ nhân sự lưu trữ bằng giấy hay excel không phục vụ nhiều cho quá trình phân tích, dự báo thì ngày nay, những dữ liệu về nhân sự là căn cứ để phân tích, thiết lập các báo cáo phục vụ cho hoạt động tuyển dụng, xây dựng kế hoạch về định biên nhân sự, ngân sách lương… Những báo cáo này giúp chủ doanh nghiệp kịp thời nắm bắt thông tin về nhân sự, ra quyết định điều hành chính xác hơn để phục vụ việc sản xuất-kinh doanh trong tương lai.

Hệ thống báo cáo nhân sự có thể tổng hợp được từ nhiều hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp bao gồm:

  • Báo cáo nhân sự làm việc theo độ tuổi
  • Báo cáo số lượng nhân sự của từng chi nhánh, phòng ban, bộ phận, giúp việc xác định định biên nhân sự gắn với doanh số dự kiến trong tương lai có sự ăn khớp. Tránh tuyển dụng quá ít hoặc quá nhiều nhân sự so với kế hoạch phát triển kinh doanh
  • Báo cáo quỹ lương chi trả thực tế cho cán bộ nhân viên
  • Báo cáo tình hình biến động nhân sự giúp việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự kịp thời…

Ưu điểm khi quản lý hồ sơ nhân sự trên nền tảng cloud giúp việc phân tích, báo cáo nhân sự luôn phản ánh đúng thực trạng theo thời gian thực. Nhà quản lý không cần phải chờ đợi, mất nhiều thời gian để cấp dưới tổng hợp dữ liệu làm báo cáo.

4 yếu tố quan trọng trên cũng chính là 4 yêu cầu trong quản lý hồ sơ nhân sự thời kỳ 4.0. Hy vọng với bài viết này, công tác quản lý hồ sơ nhân sự tại doanh nghiệp bạn sẽ được triển khai thành công và phục vụ hữu ích hơn cho công tác quản trị nguồn nhân lực tại doanh nghiệp.

Chia sẻ bài viết hữu ích này