Kiến thức Quản lý - điều hành Kỹ năng quản lý công việc. Lên kế hoạch công việc smart

Kỹ năng quản lý công việc. Lên kế hoạch công việc smart

117
Kỹ năng quản lý công việc

Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng giúp cải thiện năng suất làm việc cá nhân. Kỹ năng này bao gồm việc lên kế hoạch công việc, phân bổ thời gian thực hiện và thứ tự ưu tiên công việc một cách khoa học nhất.

Để giúp bạn tạo dựng và rèn luyện kỹ năng trong quản lý công việc, MISA xin gửi bạn những tips nhỏ để hoàn thiện kỹ năng, giúp năng suất và hiệu quả công việc luôn đạt mục tiêu như kỳ vọng.

Kỹ năng quản lý công việc

1, Lên kế hoạch công việc smart

Lên kế hoạch công việc một cách thông minh, khoa học là việc đầu tiên bạn cần thực hiện khi hoàn thiện kỹ năng quản lý công việc. Kế hoạch đầy đủ, đúng hướng thì việc triển khai và kết quả thực hiện mới đúng mục tiêu.

Lên kế hoạch công việc theo phương pháp SMART (khuôn khổ tạo mục tiêu hiệu quả). Trong đó, kế hoạch công việc cần đảm bảo những tính chất sau:

  • Specific: cụ thể, cụ thể hóa các đầu việc, người thực hiện, thời gian thực hiện…
  • Measurable: tính toán được. Tạo ra thước đo để đo lường kết quả thực hiện bằng cách đưa ra mục tiêu có thể đo lường được bằng số lượng hoặc chất lượng.
  • Achievable: có khả năng thực hiện. Những mục tiêu đã đưa ra có thể đạt được với nguồn lực, thời gian hiện có hay không? Khi lập kế hoạch và mục tiêu công việc, hãy xem xét đến khả năng giới hạn của bạn thân để đưa ra mục tiêu có khả năng thực hiện.
  • Relevant: phù hợp. Kế hoạch phải đi đúng hướng, phù hợp với những việc liên quan. Chẳng hạn bạn lên kế hoạch marketing cần phù hợp với kế hoạch sản phẩm & kế hoạch kinh doanh trong cùng thời kỳ.
  • Time-bound: kiểm soát thời gian. Không quên đặt ra các mốc thời gian để thực hiện. Đâu là hạn chót, đâu là lúc cần có phác thảo công việc, thời gian phê duyệt công việc là khi nào….

2, Phân loại công việc

Nhóm kỹ năng quản lý công việc không thể thiếu việc phân loại công việc. Sau khi thiết lập kế hoạch cùng những đầu việc, bạn cần phân loại:

  • Việc quan trọng
  • Việc khẩn cấp
  • Việc kém quan trọng
  • Việc ít khẩn cấp

Để xác định mức độ ưu tiên công việc này, bạn có thể tham khảo bài viết:
Bộ kỹ năng & mô hình quản lý thời gian hiệu quả giúp thúc đẩy NSLĐ

3, Triển khai công việc

Tiến hành thực hiện công việc đã được phân loại, công việc khẩn cấp, quan trọng thực hiện trước. Dành nhiều thời gian để giải quyết việc quan trọng và ít thời gian cho những việc đơn giản, dễ thực hiện.

Trong quá trình triển khai công việc bạn cần lưu ý:

  • Hạn chế tán gẫu với bạn bè hoặc tránh những điều khiến bạn sao nhãng trong lúc làm việc như trẻ nhỏ, những vật dụng giải trí để trên bàn làm việc.
  • Tương tác với các thành viên trong team nếu công việc của bạn cần sự trợ giúp hoặc có liên quan đến công việc của người khác
  • Tham khảo tài liệu hướng dẫn nếu có
  • Áp dụng các phương pháp tư duy và thực hành khi triển khai công việc

4, Tạo chế độ nhắc nhở công việc

Chế độ nhắc nhở công việc sẽ giúp bạn luôn nhớ hạn hoàn thành các đầu việc. Khi phải kiểm soát và triển khai cùng lúc nhiều đầu việc, hoặc nhiều dự án khác nhau, chế độ nhắc việc sẽ giúp bạn tránh được tình trạng bỏ sót công việc dẫn đến quá hạn.

Để tạo nhắc nhở công việc, bạn có thể sử dụng điện thoại với chế độ nhắc nhở hoặc dùng phần mềm quản lý công việc, phần mềm sẽ tự động hiện thông báo nhắc việc trước ngày tới hạn công việc để bạn sắp xếp thời gian thực hiện.

5, Đánh giá kết quả hàng ngày, hàng tuần

Để nâng cao hiệu quả công việc, bạn cần dành thời gian đánh giá kết quả công việc vào cuối ngày và hàng tuần. Việc đánh giá tổng hợp được những điểm làm tốt, chưa tốt để có sự cải thiện.

  • Đã thực hiện hết đầu việc trong ngày hay chưa?
  • Kết quả thực hiện được đo lường bằng con số. Chẳng hạn: Gửi bao nhiêu email cho đối tác, thực hiện bao nhiêu cuộc gọi cho khách hàng, số lượng khách hàng phản hồi và mua hàng,…
  • Những khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện công việc. Tổng hợp và tìm kiếm sự giúp đỡ, góp ý từ cấp trên, đồng nghiệp,…

Để hoàn thiện kỹ năng quản lý công việc, bạn đừng quên cân bằng thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi. Khi tâm lý được cân bằng, sức khỏe được đảm bảo, bạn có thể dành toàn lực cho công việc để đem lại hiệu quả tốt nhất.