Kiến thức 6 thành phần cốt lõi của ERP

6 thành phần cốt lõi của ERP

615
thành phần của erp

Giữa rất nhiều module của hệ thống ERP, có sáu thành phần của erp cốt lõi cũng chính là mong muốn mua phổ biến nhất của doanh nghiệp về công cụ này. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết sáu thành phần cốt lõi đó.

Hầu hết các nhà cung cấp đều phát triển rất nhiều tính năng và tiện ích bổ sung cho phần mềm ERP. Tuy nhiên, bạn sẽ không đến đại lý ô tô để hỏi về kiểu dáng, màu sắc trước khi xem xét các công năng sử dụng và mức độ an toàn của nó. Tư duy đó cũng áp dụng khi lựa chọn phần mềm ERP!

1. Quản lý nhân sự

Với doanh nghiệp, quản lý nhân sự thường là ưu tiên số một. Bởi không có nhân viên, sẽ không có công ty. Module quản lý nhân sự trong phần mềm ERP sẽ xử lý các nhiệm vụ như tuyển dụng, đào tạo, quản lý phúc lợi, hợp đồng, bảo hiểm,…

Tuy nhiên, tính năng quan trọng nhất cần tìm trong một công cụ ERP là quản lý lương. Việc gửi bảng lương và phát hành lương trực tiếp theo cách thủ công tốn rất nhiều thời gian và không hiệu quả về chi phí. Thay vào đó, bộ phận nhân sự tự động hóa các khoản thanh toán bao gồm cả khấu trừ thuế thu nhập và phúc lợi, tích hợp chấm công sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian cho bộ phận quản lý nhân sự mà vẫn đảm bảo được hiệu quả công việc.

Một trong những lợi ích chính của giải pháp ERP là tự động hóa quy trình làm việc để giảm thiểu sai sót của con người cùng như dành thời gian cho các hoạt động khác giá trị hơn.
Bằng cách sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với module kế toán liên kết với module nhân sự, phần thanh toán lương hàng tháng có thể được thực hiện tự động, nhân viên dễ dàng quản lý phiếu lương của mình và phản hồi dễ dàng nếu có bất cứ sai sót nào.

Đọc thêm: 
>> Doanh nghiệp nào nên mua phần mềm quản lý nhân sự?
>> Hỏi đáp về phần mềm quản lý nhân sự trong ERP

2. Quản lý quan hệ khách hàng

Quản lý khách hàng và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với họ là một hoạt động quan trọng khác của doanh nghiệp. Nếu không có họ, doanh nghiệp sẽ không thể tồn tại, chứ chưa nói đến việc phát triển. Nhờ tính năng của module quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mà doanh nghiệp có thể lưu trữ và theo dõi dữ liệu khách hàng để cải thiện quy trình bán hàng và chiến lược tiếp thị.

Một trong những chức năng chính của CRM là theo dõi thói quen mua hàng của khách hàng. Khi dữ liệu đã có đủ, bạn có thể bán chéo hay upsell và thời điểm tốt nhất để làm điều đó. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng CRM để theo dõi lịch sử trò chuyện với khách hàng tiềm năng. Bằng cách này, bạn biết nhân viên bán hàng nào đã nói chuyện với khách hàng, khi nào họ nói chuyện và họ đã nói về điều gì. Sử dụng thông tin này, bạn có thể giảm bớt sự dư thừa trong quy trình bán hàng, gia tăng sự hài lòng của khách hàng và đảm bảo bán hàng thành công.

Đặc biệt nếu đang điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử, bạn có thể muốn tích hợp quy trình CRM của mình để có thể nhắm mục tiêu quảng cáo chính xác và lưu trữ thông tin thanh toán của khách hàng nhằm đảm bảo rằng khách hàng có trải nghiệm mua hàng tuyệt vời nhất có thể.

Đọc thêm:
>> Tổng hợp các câu hỏi đáp về CRM trên phần mềm ERP
>> Review phần mềm quản lý bán hàng online được ưa chuộng nhất hiện nay

3. Hệ thống báo cáo quản trị thông minh

Business intelligence (BI) được biết đến với tên gọi hệ thống báo cáo quản trị là một quy trình tích hợp công nghệ mà các doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác nhau. Sau đó khai thác nguồn dữ liệu đó một cách hiệu quả, tạo ra những tri thức mới giúp cho các nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định hiệu quả hơn trong hoạt động kinh doanh của mình.

BI nhanh chóng trở thành một tiêu chuẩn bắt buộc phải có đối với các hệ thống ERP. Và khi các doanh nghiệp bắt đầu phụ thuộc nhiều hơn các dữ liệu để ra quyết định thì BI lại càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.

Trên hệ thống ERP, BI tồn tại dưới dạng các biểu mẫu báo cáo dạng số và bảng, biểu đồ,..Những báo cáo quản trị này được hệ thống tổng hợp rồi phân tích từ chính các số liệu nhân viên nhập vào hàng ngày. Do đó, tính real-time của BI luôn được đảm bảo.

BI còn xóa nhòa ranh giới giữa các phòng ban, không có “vùng cấm” để cung cấp cái nhìn đầy đủ nhất cho chủ doanh nghiệp. Những thông tin chi tiết này sẽ rất hữu ích với bộ phận quản lý mỗi khi ra quyết định kinh doanh hay lập kế hoạch, chiến lược.

4. Quản lý chuỗi cung ứng

Xây dựng một chuỗi cung ứng hiệu quả chưa bao giờ dễ dàng, đặc biệt là khi bạn không có các công cụ tốt nhất để giám sát hoạt động của mình. Hệ thống ERP có thành phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là rất quan trọng để duy trì tính cạnh tranh trong lĩnh vực này.

Theo Michael Hugos – tác giả của cuốn sách “Essentials of Supply Chain Management”, đồng thời là CIO của công ty Network Services:”Quản lý chuỗi cung ứng (SCM) đề cập đến việc phối hợp sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận chuyển giữa những người tham gia trong chuỗi cung ứng để đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa khả năng đáp ứng hiệu quả cho thị trường được phục vụ”.

Vì vậy, SCM được kỳ vọng tối ưu hóa quy trình phân phối và sản xuất để tạo ra chuỗi cung ứng hiệu quả hơn. Điều này bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu theo thời gian thực.

Dữ liệu theo thời gian thực sẽ phản ánh chính xác thời điểm xảy ra sự cố để khắc phục khi chúng xảy ra chứ không phải chờ vài ngày sau. Ngoài ra, nó cũng có thể giúp bạn tạo kế hoạch sản xuất chính xác và cập nhật từng phút để đáp ứng nhu cầu nhưng không vượt quá khả năng hiện có của nhà xưởng, nhân công và năng lực doanh nghiệp.

Thành phần SCM trong hệ thống ERP cũng hỗ trợ thúc đẩy lợi nhuận bằng cách đo lường các yếu tố như mặt hàng nào thường được mua cùng nhau để tối ưu hóa vị trí trưng bày sản phẩm. SCM kết hợp với CRM có thể giúp khách hàng theo dõi lại tình trạng các đơn hàng cũng như dự tính ngày nhận hàng.

5. Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một trong những thành phần của erp thường được sử dụng kèm với các thành phần khác như CRM, SCM. Một số tính năng chính của thành phần này là quản lý đơn đặt hàng và duy trì định mức tồn kho tối thiểu, tối đa của doanh nghiệp.

Trên thực tế, hàng tồn kho chiếm tỷ trọng rất lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy quản lý hàng tồn kho là công việc cực kỳ quan trọng. Phải luôn đảm bảo hàng hóa tồn kho luôn đủ để bán ra thị trường, cân đối giữa các khâu mua vào – dự trữ – sản xuất – tiêu thị hay tối ưu hóa lượng hàng lưu kho nhằm tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư,…

>> Đọc thêm: Quản lý tồn kho trên phần mềm MISA AMIS

6. Quản lý tài chính

Thành phần cốt lõi cuối cùng được nhắc đến là quản lý tài chính. Vì mọi quy trình kinh doanh đều liên quan đến dòng tiền, cho dù đó là phần tiền lương trả cho nhân viên hay trả tiền để vận chuyển hàng hóa,…

Module quản lý tài chính với mục tiêu chính là phân tích và theo dõi dữ liệu tài chính của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phải thu, khoản phải trả, doanh thu, lợi nhuận và chi phí… Từ việc phân tích dữ liệu trong quá khứ, hệ thống có thể tiết lộ xu hướng chi tiêu, giúp các CEO lập kế hoạch nhằm gia tăng doanh thu cũng như giảm chi phí của doanh nghiệp.

Cuối cùng, chức năng của ERP còn làm tăng năng suất và giải phóng thời gian của nhân viên để làm những công việc không thể tự động hóa.

Đọc thêm:
>> Những điều cần biết về kế toán quản trị khi triển khai hệ thống ERP
>> Kế toán trong phần mềm ERP có gì khác với phần mềm kế toán đơn lẻ?
>> Phần mềm kế toán ERP là gì? Tổng quan về phần mềm kế toán ERP
>> Tổng hợp các câu hỏi đáp về phần mềm kế toán ERP

Ngoài sáu thành phần của erp chính vừa kể trên, phần mềm ERP còn có thể có một số các thành tố khác phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp như:

Quản lý rủi ro (Risk Management): Công cụ này có thể dự đoán và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh của bạn. Nó cũng có thể đề xuất các Kế hoạch Liên tục trong Kinh doanh (BCP) cho các trường hợp khẩn cấp và các tình huống ngoài kế hoạch.

Quản lý nguồn lực tiếp thị (Marketing Resource Management) liên kết quy trình công nghệ và con người để hỗ trợ và tăng cường các nỗ lực tiếp thị của doanh nghiệp.

Quản lý đơn hàng (Sales-Order Management) giúp doanh nghiệp quản lý các đơn hàng theo vòng đời của chúng: từ tạo đơn hàng bán hàng đến lập hóa đơn.

• Lập kế hoạch và điều độ nâng cao (Advanced Planning and Scheduling) là một hệ thống quản trị sản xuất tiên tiến có khả năng phân bổ nguyên vật liệu và năng lực sản xuất một cách tối ưu nhằm cân bằng nhu cầu và năng lực thực tế.

Sẽ không có một phần mềm ERP lý tưởng nào phù hợp với tất cả doanh nghiệp trừ khi các doanh nghiệp đặt viết riêng ERP cho mình. Nhưng quá trình đó thường kéo dài rất lâu và tốn kém chi phí mà chưa kể kết quả nhiều khi không như mong muốn. Vì vậy, đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ đều lựa chọn các phần mềm ERP viết sẵn đáp ứng hơn 70% yêu cầu của mình là đã thành công.

Một mẹo nữa để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp khi triển khai ERP đó là triển khai từng phần thay vì toàn bộ. Doanh nghiệp lựa chọn những module phù hợp nhất với mình, nhưng để sau này có thể kết nối được với nhau thì tốt nhất nên sử dụng các phần hành của cùng một nhà cung cấp.