Kiến thức Tin mới Cách làm việc từ xa hiệu quả tại MISA trong thời kỳ...

Cách làm việc từ xa hiệu quả tại MISA trong thời kỳ chuyển đổi số

60
cách làm việc từ xa hiệu quả

Làm việc từ xa đã không còn là trở ngại đối với cán bộ nhân viên công ty Cổ phần MISA. Việc nhanh chóng làm quen và thích ứng với môi trường làm việc từ xa đã phát huy hiệu quả khi toàn bộ hoạt động vận hành và quản trị doanh nghiệp tại MISA được chuyển đổi số. Sau đây là những kinh nghiệm từ thực tế được MISA triển khai trong thời gian vừa qua, xin gửi tới bạn đọc tham khảo để ứng dụng vào lộ trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp mình. Đây cũng là cách làm việc từ xa hiệu quả dành cho doanh nghiệp thời đại 4.0.

MISA ứng dụng chuyển đổi số trong làm việc từ xa

>> Click ngay để tìm hiểu chuyển đổi số là gì, và chiến lược Digital Transformation cho doanh nghiệp tại Việt Nam.

Chuyển đổi số không phải chiến lược xa vời, có thể bắt đầu từ việc nhỏ nhất

Từ khi Chương trình chuyển đổi số Quốc gia chưa được phát động, từ lúc dịch Covid-19 chưa xuất hiện, tại MISA đã có những bộ phận luôn phải làm việc từ xa. Đó là bộ phận kinh doanh. Những nhân viên kinh doanh thường xuyên phải đi thị trường, vừa gặp gỡ khách hàng, vừa cập nhật tình hình chăm sóc, gặp gỡ khách hàng cho tới việc tạo đơn hàng, hợp đồng, chuyển thông tin cho bộ phận kế toán từ xa.

Không có mặt tại văn phòng, không đồng nghĩa với việc dừng mọi hoạt động liên quan khác. Kinh doanh sử dụng phần mềm CRM trên điện thoại để tra cứu thông tin và cập nhật thông tin liên tục. Nhờ vậy, dù có công tác tại các tỉnh khác cả 1 tuần đến nửa tháng, tất cả ghi nhận về doanh thu, hợp đồng luôn được bộ phận kế toán ghi nhận liên tục.

Tại MISA, chuyển đổi số bắt đầu từ hoạt động chính yếu nhất, chứ không phải bắt đầu từ việc chuyển đổi số toàn bộ hoạt động hay bộ phận của doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp cho rằng, chuyển đổi số cần tốn kém nhiều chi phí và áp dụng mô hình của doanh nghiệp từng thành công tới doanh nghiệp mình sẽ hiệu quả. Nhưng không, dù có thành công, mô hình chuyển đổi số tại doanh nghiệp khác chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp bạn. Ngay như khi MISA đã thực hiện số hóa mọi quy trình, mọi bộ phận khi làm việc tại nhà, nhưng chúng tôi sẽ không khuyên bạn làm theo điều đó. Hãy bắt đầu từ hoạt động nhỏ mang lại giá trị lớn trước tiên, cần ưu tiên chuyển đổi trước tiên, rồi hãy chuyển đổi đến những hoạt động khác trong doanh nghiệp. Chuyển đổi số là bước đi chiến lược, cũng là cách làm việc từ xa hiệu quả nhất với mọi doanh nghiệp.

Chẳng hạn, một doanh nghiệp nhỏ cần chú trọng nhất là sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy (quy định bắt buộc), chuyển đổi số trong hệ thống kế toán tài chính rồi mới đến nhân sự, tuyển dụng hay hoạt động điều hành khác.

Đào tạo con người: “Liên tục học hỏi và thích nghi”

cách làm việc từ xa hiệu quả

Trước bối cảnh thị trường liên tục thay đổi và biến động nhanh, đội ngũ con người trong doanh nghiệp cũng cần thích ứng nhanh với những thay đổi đó. Điều này đòi hỏi mỗi cá nhân cần có những nỗ lực, tổ chức cần có định hướng, chiến lược đào tạo đội ngũ “liên tục học hỏi và thích nghi nhanh chóng với môi trường”.

Tại MISA, văn hóa tự học và chia sẻ thông tin, tri thức luôn được đề cao. Ngoài việc cấp quản lý đào tạo cán bộ nhân viên những tri thức mới, mỗi cán bộ nhân viên cũng cần am hiểu chuyên môn, nghiệp vụ và am hiểu những công cụ, công nghệ được ứng dụng trong công việc.

Những ứng dụng, phần mềm phục vụ công việc muốn phát huy được tác dụng, người sử dụng nó phải am hiểu và ứng dụng thường xuyên vào công tác vận hành, quản lý. Muốn như vậy, mỗi con người cần “vừa thực hành, vừa học hỏi” để có những cải tiến trong công việc, tạo ra những giá trị mới, nâng cao năng suất và hiệu quả.

Áp dụng triệt để các công cụ, phần mềm số để làm việc từ xa

Chuyển đổi số không dừng lại ở việc đưa các phần mềm, công cụ số vào sử dụng, mà cần áp dụng triệt để những tính năng phần mềm cung cấp để nhận được những lợi ích mà nó đem lại. Ngoài việc ứng dụng các phần mềm chuyên môn, hoạt động sử dụng các công cụ này cần liên tục cải tiến, sáng tạo để có những điều chỉnh, thích nghi và học hỏi tri thức mới, có như vậy, chuyển đổi số mới thành công, làm việc từ xa mới hiệu quả.

Các công cụ MISA đang sử dụng để ứng dụng vào việc quản trị và vận hành doanh nghiệp là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, bao gồm các phân hệ:

  • Phần mềm kế toán online trên nền tảng Cloud: quản lý mọi thông tin tài chính: doanh thu, chi phí, lợi nhuận và những dữ liệu kế toán liên quan như xuất nhập tồn kho, đơn hàng, tài sản cố định,…trên môi trường số.
    • Giúp kế toán viên nắm bắt số liệu và làm việc mọi lúc mọi nơi. Liên thông dữ liệu giữa các chi nhánh, kho để kịp thời cập nhật số liệu.
    • Kê khai thuế điện tử
    • Kết nối ngân hàng điện tử, hóa đơn điện tử
  • Phần mềm quản lý nhân sự: Quản lý toàn bộ nghiệp vụ nhân sự trên nền tảng số, bao gồm: Hoạch định nguồn nhân lực, Quản lý hồ sơ, Quản lý hợp đồng lao động, Quản lý đào tạo, Đánh giá, Chấm công, Quản lý thời gian, Tính lương, Thuế, Bảo hiểm, Khen thưởng, Kỷ luật, Giải quyết nghỉ việc, Quản lý tài sản, Quản lý công tác phí,…
  • Phần mềm quản lý tuyển dụng: Số hóa quy trình tuyển dụng tại doanh nghiệp, tự động hóa nhiều khâu như đăng tin tuyển dụng, sàng lọc hồ sơ, đánh giá và báo cáo hiệu quả tuyển dụng.
  • Phần mềm quản lý công việc AMIS Công việc: là phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng/ thiết kế nói chung quản lý tiến độ dự án, phân bổ nguồn lực, giao việc, quản lý năng suất nhân viên và hiệu quả dự án chi tiết. Nhà quản lý có thể nhiều dự án cùng lúc, phê duyệt công việc và chủ động lên kế hoạch phân bổ nguồn lực trên các thiết bị kết nối mạng.
  • Mạng xã hội doanh nghiệp: Là môi trường để nhân viên, nhà quản lý trong doanh nghiệp trao đổi thông tin, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp giúp gia tăng tính đoàn kết nội bộ. Tạo dòng chảy thông tin liên tục và là động lực để nhân viên gắn bó với doanh nghiệp. Giảm tải tỷ lệ biến động nhân sự.
  • Phần mềm quản lý tài liệu, giúp lưu trữ mọi thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp trên môi trường số hóa. Nhân viên có thể nhanh chóng và dễ dàng tìm kiếm tài liệu, quy trình, quy định, tri thức liên quan đến công việc ngay cả khi không có mặt tại văn phòng.
  • Phần mềm quản lý bán hàng AMIS CRM cung cấp hơn 20 loại báo cáo TỨC THỜI cho chủ doanh nghiệp để đánh giá năng lực nhân viên, theo dõi tình hình thực hiện mục tiêu doanh số, phân tích lý do thắng thua của từng cơ hội bán hàng,…
  • Phần mềm quản lý phòng họp AMIS Phòng họp giúp công tác đặt lịch họp, tra cứu phòng họp, nhắc lịch họp cho mọi thành viên tham gia họp một cách chuẩn xác, tiết kiệm thời gian. Kết nối thiết bị phòng họp thông minh hiển thị những thông tin quan trọng: tên, nội dung, thời gian và cuộc họp tiếp theo, tự động hiển thị thông tin phòng trống…

Ngoài ra, MISA đang sử dụng một số phần mềm, ứng dụng khác như phần mềm quản lý quy trình, phần mềm quản lý tài sản, phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice, phần mềm chữ ký số eSign,…

Ứng dụng họp Webex, Zoom, Ứng dụng chat Skype, Phần mềm VPN,..

Trên đây là cách làm việc từ xa hiệu quả mà MISA đã thực hiện. Bằng việc chuyển đổi số thành công, MISA hy vọng các doanh nghiệp cũng có thể chuyển đổi số thành công để việc vận hành và quản trị doanh nghiệp gặt hái nhiều thành công hơn trong thời đại công nghệ 4.0.